Een installatie zonder papieren

Een bestaande, niet-gecertificeerde installatie kan alsnog gecertificeerd worden. Dat is geen uitzondering: het Informatiepunt Leefomgeving stelt zelf vast dat het in de praktijk vaak voorkomt dat er van bestaande installaties geen uitgangspuntendocument is — ook bij installaties die nog geen vijftien jaar oud zijn. De uitgangspunten worden dan achteraf gereconstrueerd.

Dat is voor de meeste mensen die deze pagina lezen het belangrijkste zinnetje. U bent geen bijzonder geval, en het is geen verloren zaak.

Hoe het zover komt

Drie situaties waarin een dossier zoekraakt. Een pand dat van eigenaar is gewisseld, waarbij het dossier nooit is overgedragen. Een installateur die ermee is gestopt of is overgenomen, waarna niemand meer weet waar de papieren zijn gebleven. En de stilste variant: een dossier dat er ooit wél was, maar dat na twee verhuizingen van de administratie en drie facilitair managers gewoon nergens meer ligt.

Bij een controle maakt het niet uit welke van de drie het is. Wat er niet ligt, kunt u niet aantonen.

De volgorde ligt vast

Deze stappen kunt u niet omdraaien, hoe verleidelijk het ook is om meteen de gebreken aan te pakken:

• Opnemen wat er feitelijk hangt. Niet wat er zou moeten hangen — wat er hangt.
• De uitgangspunten reconstrueren uit de installatie zelf, de oorspronkelijke vergunning en het normblad dat destijds gold. Voor bestaande bouw is dat NEN 2535:1996.
• Het programma van eisen opstellen en door u als eigenaar of gebruiker laten ondertekenen. U bent de eisende partij, ook als een adviseur het schrijft.
• De documentatie herstellen: installatieplattegrond, blokschema, functiematrix, logboek.
• De gebreken herstellen die uit stap één naar boven zijn gekomen.
• Een leverings- of onderhoudscertificaat van een daarvoor gecertificeerd bedrijf, en pas daarna eventueel de inspectie.

Die volgorde is geen formaliteit. Een installatie mét leverings- of onderhoudscertificaat valt bij de inspectie in de lichtere kolom. Zonder zo’n certificaat wordt de inspectie uitgebreider.

Wat u zelf alvast kunt zoeken

Voordat wij komen, scheelt het als u deze dingen bij elkaar heeft — ook als de set incompleet is:

• de oorspronkelijke omgevingsvergunning of gebruiksmelding van het pand
• oude facturen van de installateur; daar staat vaak in wat er is geleverd
• onderhoudsrapporten van de afgelopen jaren, ook losse
• bouwtekeningen, ook oude — ze helpen bij het reconstrueren van de zone-indeling
• alles met een stempel, een datum en een handtekening erop

Dat laatste is geen grap. Het Informatiepunt Leefomgeving adviseert gebouweigenaren uitdrukkelijk om de documenten met de goedkeuring erop te bewaren: bij een verbouwing is het oorspronkelijke uitgangspuntendocument — herkenbaar aan stempel, datum en handtekening — het bewijs van het niveau waarop u rechten heeft.

Het logboek is nooit helemaal terug te halen

Daar zijn wij eerlijk over. Wij reconstrueren de historie uit onderhoudsrapporten, storingsmeldingen en facturen, en zetten erbij vanaf welke datum de registratie compleet is. Dat is geen volledig logboek en dat schrijven wij er ook bij. Een inspecteur waardeert een eerlijk hiaat met een startdatum meer dan een reeks ingevulde regels waarvan niemand weet waar ze vandaan komen.

Er is minder toezicht dan vroeger — en dat is geen goed nieuws

Sinds begin 2024 is de omgevingsvergunning brandveilig gebruik vervallen; alleen de gebruiksmelding is er nog. De meldingsdrempel voor kantoor- en industriefuncties ging bovendien van vijftig naar honderdvijftig personen. Preventieve goedkeuring van het uitgangspuntendocument door de brandweer is niet meer voorgeschreven.

Praktisch betekent dat: een flinke groep gebouwen valt buiten beeld van het bevoegd gezag. Wie daaruit concludeert dat het allemaal wel losloopt, ziet één ding over het hoofd. Minder toezicht vooraf betekent dat de plicht om áchteraf aan te tonen dat het klopt, volledig bij u ligt.